Volgens art. 2:20 WVV moeten alle briefwisseling en andere documenten zoals facturen, offerten… ook als ze digitaal worden verzonden door een rechtspersoon een aantal verplichte vermeldingen bevatten:
- de naam van de rechtspersoon;
- de rechtsvorm, voluit of afgekort;
- de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon;
- het ondernemingsnummer;
- het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon;
- in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de rechtspersoon;
- in voorkomend geval, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is.
Indien u als onderneming handel drijft met andere EU- lidstaten moeten de documenten die van de rechtspersoon uitgaan ook minstens één bankrekeningnummer vermelden samen met de IBAN en BIC code.
Deze regel geldt ook voor affiches, commerciële folders of advertenties die per e- mail worden verstuurd. Op de affiches, commerciële folders zelf, moeten de voormelde gegevens niet worden vermeld.
Bij miskenning van deze verplichte vermeldingen, is een sanctie mogelijk lastens diegene die meewerkt aan de miskenning. Niet enkel de onderneming zelf, maar dus ook degene die de e-mail verstuurd, kan medeaansprakelijk worden gesteld.