Volgens het AVG is er sprake van persoonsgegevens als de gegevens in principe betrekking hebben op een natuurlijke persoon. Gegevens hebben alleen betrekking op een natuurlijke persoon wanneer deze geïdentificeerd is of identificeerbaar is. Een persoon is geïdentificeerd wanneer deze uniek van alle andere personen binnen een groep te onderscheiden is. Een persoon is identificeerbaar wanneer deze nog niet geïdentificeerd is, maar dit zonder onevenredige inspanning wel mogelijk is.
De Geschillenkamer van de gegevensbeschermingsautoriteit heeft meermaals bevestigd dat een e-mailadres met daarin de betrokkene zijn/haar voor- en familienaam, i.e. directe identificatoren, een persoonsgegeven in de zin van artikel 4, 1) AVG uitmaakt.
Wat nu met een functioneel e-mailadres. Het e-mailadres is aldus gekoppeld aan een dienst en niet aan een persoon. De vraag rijst of dergelijk functioneel e-mailadres ook een persoonsgegeven kan uitmaken op basis van indirecte identificatoren.
In haar beslissing van 3 april 2023 heeft de Geschillenkamer bevestigd dat een functioneel e-mailadres ook een persoonsgegeven kan zijn indien dat e-mailadres enkel door één persoon wordt gebruikt en dat dit ook geweten is door de gebruikers/geadresseerden van het emailadres.