Huidig systeem
Binnen het vennootschapsrecht bestaan er drie manieren om de algemene vergadering te organiseren, afhankelijk van de rechtsvorm van de onderneming.
Allereerst is er de fysieke bijeenkomst van alle aandeelhouders. Tot op heden is dit nog steeds de meest gebruikte variant.
Daarnaast voorziet het WVV ook in een schriftelijke algemene vergadering. Dit houdt in dat er geen fysieke bijeenroeping is van de aandeelhouders en ook geen fysieke beraadslaging. Deze manier om de algemene vergadering te laten plaatsvinden, kan doorgaan in de BV, de CV en de NV. Deze 3 rechtsvormen kunnen echter maar opteren voor een schriftelijke algemene vergadering indien er enerzijds unaniem wordt beslist – anders gezegd met eenparigheid van stemmen – en anderzijds mag het niet gaan om beslissingen die bij authentieke akte moeten worden verleend zoals bv. statutenwijziging, kapitaalverhoging,…
Tot slot voorziet het WVV ook in de mogelijkheid om de algemene vergadering op afstand te laten doorgaan. Ook deze vorm kan zowel door de BV, CV en NV worden gehanteerd. De wetgever heeft hier echter een heel aantal voorwaarden aan verbonden:
- De digitale algemene vergadering moet statutair voorzien zijn.
- De vennootschap moet een elektronisch communicatiemiddel voorzien zodanig dat elke aandeelhouder kan deelnemen.
- De hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouder moet controleerbaar zijn via het elektronisch communicatiemiddel op een manier die statutair is vastgelegd.
- Zij die op afstand deelnemen moet te allen tijde in staat zijn om de vergadering rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken te kunnen volgen.
- Alle aandeelhouders met een stemrecht moeten hun stem kunnen uitbrengen.
Social distancing
Door de coronacrisis en de daar bijhorende opgelegde ‘social distancing’ maatregelen werd de organisatie van een fysieke algemene vergadering quasi onmogelijk. Met het oog hierop had de wetgever dan ook voorzien in een tijdelijk uitzonderingsmechanisme waardoor de algemene vergaderingen digitaal konden doorgaan.
Desalniettemin werd vastgesteld dat de wettelijke voorwaarden die verbonden zijn aan de digitale algemene vergadering, niet in lijn waren met de mogelijkheden en noden van een gemiddelde KMO. Door die vrij strikte formaliteiten om een algemene vergadering op afstand te laten plaatsvinden, werd er dan ook vaker niet dan wel gebruik gemaakt van de optie om digitaal te vergaderen.
Bijgevolg werd er op 15 december 2020 een wetsontwerp goedgekeurd dewelke voorziet in een meer algemeen en meer vereenvoudigd toepassingsgebied.
Door dit wetsontwerp is het niet langer vereist dat de statuten moeten voorzien in de mogelijkheid om op afstand te vergaderen. Kortom, het bestuursorgaan kan nu steeds opteren om de algemene vergadering digitaal te laten plaatsvinden ook al staat hierover niets bepaald in de statuten.
Er moet echter wel de volgende kanttekening bij gemaakt worden met name dat de deelnemers wel moeten worden ingelicht omtrent de procedures om digitaal deel te nemen. Meer nog, indien de vennootschap beschikt over een website dan moet daarop de procedure beschikbaar zijn waarmee men kan deelnemen aan de algemene vergadering.
Daarnaast is het wel nog steeds vereist dat de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouders wordt gecontroleerd. Het is echter niet vereist dat de regels hieromtrent in de statuten zijn opgenomen.
Tot slot moet het elektronisch communicatiemiddel te allen tijde kunnen garanderen dat de deelnemers rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken de vergadering kunnen volgen en hierna hun stem kunnen uitbrengen.
Indien de vennootschap gebruik maakt van een communicatiemiddel die niet de mogelijkheid biedt om vragen te stellen en deel te nemen aan de stemming dan zal het bestuursorgaan in haar oproeping moeten motiveren waarom zij niet beschikt over een dergelijk communicatiemiddel.
Volgorde
Hieronder geven wij concreet weer welke volgorde u als onderneming dient te volgen indien u digitaal wenst te vergaderen
- Controleer uw statuten en ga na of hieromtrent een statutaire regeling is opgenomen. Indien dit het geval is maar deze is strenger dan de nieuwe wetgeving dan kan u opteren om uw statuten hieraan aan te passen. Weet: strengere statuten gaan voor op mildere wetgeving.
- Indien de statuten hieromtrent niets bepalen dan kan u als onderneming in alle gevallen de algemene vergadering digitaal laten plaatsvinden.