Inleiding
Bij het willen verplaatsen van de maatschappelijke zetel van de vennootschap rijzen vaak verschillende vragen zoals wie kan die beslissing nemen of is hiervoor een statutenwijziging vereist?
Om een antwoord te vinden op dergelijke vragen moeten we sinds 1 januari het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna: WVV) raadplegen. We stellen vast dat het WVV een soepeler regime heeft ingevoerd met betrekking tot de wijze waarop de zetel kan verplaatst worden.
Onder het oude vennootschapsrecht was het nl. verplicht om het specifieke adres van de zetel te publiceren in de statuten. In het WVV bestaat er enkel de verplicht om het gewest op te nemen waarin de vennootschap gelegen is. Op het eerste zicht lijkt dit nogal een vreemde versoepeling maar dit heeft tot gevolg dat wanneer de zetel van de vennootschap verplaatst wordt binnen hetzelfde gewest, er niet langer een statutenwijziging vereist is onder de vorm van een algemene vergadering van de aandeelhouders.
Beslissingsorgaan
Gelet op het feit dat bij een zetelverplaatsing binnen hetzelfde gewest geen statutenwijziging vereist is, betekent dat een beslissing van het bestuursorgaan volstaat. De beslissing van de aandeelhouders tot statutenwijziging wordt op die manier de uitzondering.
Afwijkingen van het principe
Op het principe dat een beslissing van het bestuursorgaan volstaat, bestaan echter ook uitzonderingen ten gevolge van de statuten en het nieuwe adres van de zetel.
Allereerst moet u nagaan of het adres van de maatschappelijke zetel van de vennootschap is opgenomen in de statuten. Indien dat het geval is dan kan het bestuursorgaan de beslissing tot verplaatsing nemen – en is er dus geen algemene vergadering van aandeelhouders vereist – maar dient er wel een statutenwijziging te worden doorgevoerd.
Een tweede belangrijke maatstaf is de plaats van adreswijziging. Daar moet er een onderscheid gemaakt worden tussen een verplaatsing binnen hetzelfde gewest en naar een ander gewest.
In het eerste geval is er geen statutenwijziging vereist maar volstaat een gewone beslissing van de raad van bestuur.
In het tweede geval is de raad van bestuur nog steeds bevoegd maar dient zij wel een statutenwijziging door te voeren.
Een derde belangrijke maatstaf is een wijziging van de taal, bijvoorbeeld door een verplaatsing van het Vlaams Gewest naar het Waals Gewest. Bij een taalwijziging is het bestuursorgaan niet meer bevoegd en kan enkel de algemene vergadering van aandeelhouders middels een statutenwijziging het adres aanpassen.
Last but not least moet er ook worden nagegaan of de statuten geen beperking van de bevoegdheden van de raad van bestuur inhouden. De statuten kunnen nl. bepalen dat het bestuursorgaan niet bevoegd is om over te gaan tot een zetelverplaatsing en dat dit enkel kan worden doorgevoerd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De statuten hebben te allen tijde voorrang.
Bij een verplaatsing van de maatschappelijke zetel moet de vennootschap dus rekening houden met alle bovenstaande factoren om te bepalen wie bevoegd is.